Aspettando la fattura elettronica

 

In questi giorni le voci sul lancio nel nuovo processo di Fatturazione Elettronica si susseguono in una ridda di smentite e conferme. Quello che sembra un cambiamento epocale, del quale molti auspicano un nuovo (inutile) rinvio e che preoccupa sotto molteplici profili, bussa alle porte.

Eppure, se si fa un passo indietro e si osserva il funzionamento di una azienda oggi, ci si accorge che il processo di fatturazione elettronica preoccupa anche perché impatta un modo di funzionare delle imprese medie e piccole ( ma non solo quelle !), che non è cambiato per nulla negli anni, pur avendo le imprese nella loro piena disponibilità strumenti e normative più che maturi, a prezzi più che accessibili, per cambiare le regole del gioco.

Parlo del processo di gestione dell’informazione destrutturata nei processi interni, parlo della “carta” e delle informazioni, delle comunicazioni, di tutti quegli atti aziendali che hanno l’essere umano come principale fonte di consumo e di generazione, informazioni che sono comunque per le aziende una linfa vitale.

Se si osserva un’azienda da vicino, ci si rende facilmente conto che la gestione di queste informazioni all’interno è strutturata in modo omogeneo solo in parte, ed in una percentuale sufficientemente bassa rispetto al totale delle informazioni che sottostanno al funzionamento di queste entità, anche se le aziende sono vitali ed in salute, aziende fondamentali per l’economia del nostro paese.

Da sempre la gestione delle informazioni di questo tipo si è strutturata secondo processi stratificati ed approssimativi, che hanno cambiato il modo in cui si gestiscono le stesse, ma non hai mai operato una vera evoluzione, netta quindi, ma piuttosto stratificato i diversi modelli empirici con cui queste informazioni vengono gestite.

In questo modo le aziende si trovano ad operare su informazioni relative all’interazione con fornitori, i clienti, tra i colleghi che lavorano ai processi aziendali, in modo destrutturato da un punto di vista del modello di gestione, una modalità non efficace dal punto di vista dei costi e dei tempi, motivo per cui la ricerca di informazioni coerenti in azienda, lungo la catena del valore, è a volte assolutamente difficoltosa .

 

Come sono gestite le informazioni “destrutturate” in azienda.

L’arrivo della fatturazione elettronica, in un contesto come questo , non può non spaventare perché di fatto incide in modo significativo nella modalità e nella velocità con cui il processo di fatturazione attiva e passiva deve essere gestito, venendo però ad innestarsi, nel 90% percento dei casi, in un contesto in cui il processo sottostante non è organizzato per sostenere questo cambio di passo.

La gestione delle informazioni, e soprattutto dei processi che queste informazioni devono gestire e manutenere, è cresciuto nel corso degli anni in diverse modalità stratificate, andando ad operare delle evoluzioni parziali, ma senza mai operare delle trasformazioni radicali, o comunque fondamentali, Pareto direbbe trasformando almeno quel 20% che fa l’80%, in modo netto e radicale.

Ecco quindi che all’archivio di carta, che ha visto la nascita del business in altra era, si è affiancato anni fa un archivio “diffuso”, fatto di file generati e contenuti nei PC, archivi “personali” tramandati per sostituzione dei colleghi negli incarichi, smarriti con la perdita di portatili o evaporati con la rottura di un hard disk ( prossimamente parleremo del back-up dei dati e dei processi !); Questa crescita è continuata negli anni, fino a quando è apparso un altro importante strumento: la mail !

La posta elettronica ha prodotto una nuova variante del modello di crescita dell’archivio dei documenti e delle informazioni, affiancato a sua volta all’archivio diffuso dentro le cartelle del PC ed al cartaceo, un archivio fatto degli allegati alla mail e del testo delle mail, normalmente contenente informazioni utili alla gestione dei documenti stessi; questi documenti rimangono spesso “indelebilmente” legati al messaggio con cui sono arrivati nella nostra organizzazione, e fanno si che ogni volta che dobbiamo cercare un documento dobbiamo ricordarci se lo abbiamo salvato da qualche parte nel PC oppure è ancora nella mail.

Dulcis in fundo, la mail è stata negli ultimi anni affiancata da un altro strumento con il crisma dell’ufficialità digitale, capace di generare una non banale ansia da ricerca, la PEC !

Intravedo il sorrisetto che affiora sul vostro viso, perché sapete quanto questo “male necessario” faccia parte del nostro quotidiano, la posta elettronica è uno strumento fondamentale del nostro operare, eppure ha indotto in comportamenti che hanno fortemente alimentato la destrutturazione. Chi di noi non si riconosce in una sua esperienza aziendale in questo scenario?

Il mondo esterno ha poi prodotto a volte accelerazioni scomposte, puntiformi, con fenomeni che hanno ulteriormente complicato la vita delle nostre informazioni, come quei processi di gestione elettronica di informazioni che debbono essere generate direttamente in forma elettronica e firmate in questa modalità, quali ad esempio quelli relativi ai processi di gara sui vari portali pubblici, in cui il processo relativo alle offerte é gestito con un documento elettronico firmato digitalmente. Chi non ha avuto momenti di panico al momento della firma del documento di Gara, con la “chiavetta” che non si sa dove sta ed il PIN ( e chi se lo ricorda ?) , anche quello “speriamo di trovarlo”. Vita vissuta.

A tutto quello che ho raccontato si aggiunge la complicazione di dover riconoscere , catalogare e rintracciare in questo “prototipo organizzativo” oltre alle informazioni generate dall’azienda, anche le informazioni che giungono in azienda dal mondo esterno, in forme e modalità esattamente speculari, con cui le aziende nostre controparti le generano e le condividono con noi, carta, allegati alle mail , alle PEC, documenti firmati digitalmente o meno, scansioni documentali in cui la ricerca di un testo è evidentemente impossibile.

 

Diciamolo, è un gran casino.

Non si può fare a meno, se si guarda alle modalità con cui le aziende generano, ricevono, conservano ed evolvono le loro informazioni, di rilavare che la situazione ha dei grandissimi margini di miglioramento. Enormi.

Non è difficile a questo punto immaginare perché, dal punto di vista dell’organizzazione dei processi, l’arrivo della Fatturazione Elettronica è un po’ una palla da bowling in mezzo ai birilli dei processi aziendali, o meglio dei “non processi”.

Viene da farsi a questo punto una domanda: non sarà arrivato il momento di trovare al termine “digital transformation” una collocazione utile ed importante, un uso specifico, per avviare la trasformazione delle aziende in questo processo di gestione delle informazioni “ormai” digitali, trovando nella “semplificazione strutturata” una risposta coerente a tutti questi temi ? La risposta è spesso più semplice della domanda, ve lo posso assicurare.

 

Perché ora.

La fattura elettronica a questo punto diventa un pretesto “intelligente” per avviare questo ammodernamento, e cambiare con un unico passaggio progettuale, il paradigma di gestione delle informazioni, per diventare una “paperless company”.

La trasformazione digitale qui trova una importante ragione d’essere perchè può generare effetti inattesi, aprendo la strada all’automazione ed all’intellienza artificiale.

Non esiste azienda in cui questo “fondamentale” non possa essere applicato, basta decidere di iniziare. facciamolo allora.

Buon digitale a tutti.